Estos Términos regulan el uso del sitio acervodoc.com y de la aplicación de Acervodoc. Léalos con calma: explican qué hace el servicio, qué no hace y cuáles son las responsabilidades de cada parte.
1. Quiénes somos y aceptación
- Proveedor
- Acervodoc
- Correo
- contacto@acervodoc.com
Al inscribirse en la lista de espera, crear una cuenta o usar el servicio, usted acepta estos Términos y laPolítica de Privacidad. Si actúa en nombre de una firma u organización, declara que tiene facultades para obligarla. Si no está de acuerdo, no use el servicio.
Para usar Acervodoc debe ser mayor de edad y tener capacidad legal para contratar.
2. El servicio
Acervodoc es una herramienta de software que consulta periódicamente los portales públicos de la Rama Judicial de Colombia sobre los procesos que usted registra, le avisa por correo y dentro de la aplicación cuando detecta nuevas actuaciones, estados o providencias, y organiza el historial y los documentos de cada proceso.
Las funciones concretas, las fuentes cubiertas, la frecuencia de revisión y los límites de cada plan son los que se describen en el sitio y en la aplicación al momento de usarlos.
3. Lo que Acervodoc no es
Acervodoc es una ayuda para la vigilancia judicial. No sustituye la revisión directa de los canales oficiales ni el criterio del abogado.
- No es un canal oficial. No somos parte de la Rama Judicial ni estamos afiliados a ella. Nuestros avisos no son notificaciones judiciales y no producen efectos procesales. Los términos corren según las notificaciones surtidas por el despacho conforme a la ley, no según nuestros avisos.
- No es asesoría jurídica. No interpretamos las actuaciones, no calculamos términos por usted y no ejercemos la representación de nadie.
- No reemplaza su deber profesional. Los deberes de diligencia del abogado frente a sus clientes, incluidos los previstos en la Ley 1123 de 2007, siguen siendo suyos. Usted es responsable de verificar la información en la fuente oficial antes de tomar decisiones procesales.
4. Fuentes oficiales y exactitud
La información de los procesos proviene de portales administrados por terceros, sobre los que no tenemos control. Por eso usted entiende y acepta que:
- Los portales pueden estar caídos, lentos, cambiar su estructura, publicar con retraso o contener errores u omisiones del despacho. En esos casos la vigilancia puede retrasarse o quedar incompleta.
- Cuando una fuente no responde, reintentamos la consulta y mostramos un aviso en la aplicación para que no confunda la falta de novedades con una revisión fallida.
- Algunos procesos, despachos o actuaciones no se publican en las fuentes que cubrimos, o tienen reserva legal, y por tanto no pueden vigilarse.
- La entrega de correos depende también de su proveedor de correo y de sus filtros. Le recomendamos agregar nuestro remitente a sus contactos y revisar las alertas dentro de la aplicación.
5. Lista de espera y acceso anticipado
Inscribirse en la lista de espera no garantiza el acceso ni una fecha para obtenerlo. Durante el acceso anticipado el servicio puede tener funciones incompletas, límites de uso y cambios frecuentes. Las funciones identificadas como «beta» o «de prueba» se ofrecen para evaluación y pueden modificarse o retirarse.
6. Su cuenta
- Debe suministrar información veraz y mantenerla actualizada, en especial su correo de notificaciones.
- Usted es responsable de la confidencialidad de sus credenciales y de la actividad que ocurra en su cuenta. Las cuentas son personales; para trabajar en equipo, invite a cada persona con su propio acceso.
- Si administra una cuenta de firma, usted decide quién accede y con qué permisos, y responde por el uso que hagan las personas que invite.
- Avísenos de inmediato a contacto@acervodoc.com si sospecha de un acceso no autorizado.
7. Uso aceptable
Usted se compromete a no:
- Usar el servicio para fines ilícitos, para acosar, discriminar, extorsionar o perfilar a personas.
- Registrar procesos de forma masiva sin relación con su actividad profesional, o para construir bases de datos de personas o procesos destinadas a ser vendidas o divulgadas.
- Revender, sublicenciar o prestar el servicio a terceros sin nuestra autorización escrita.
- Extraer datos de la aplicación por medios automatizados no autorizados, eludir los límites de uso o las medidas de seguridad, o sobrecargar la infraestructura.
- Descompilar o aplicar ingeniería inversa al software, salvo en lo que la ley permita de forma imperativa.
- Cargar contenido con software malicioso o que infrinja derechos de terceros.
8. Su contenido y datos de terceros
Usted conserva todos los derechos sobre la información que incorpora a la aplicación (radicados, notas, archivos, datos de clientes). Nos otorga únicamente el permiso necesario para alojarla, procesarla y mostrársela a usted y a las personas que autorice, con el fin de prestar el servicio.
Respecto de los datos personales de sus clientes y de terceros que usted incorpore, usted o su firma actúan comoresponsables del tratamiento y Acervodoc como encargado, en los términos de la Ley 1581 de 2012. En esa calidad nos obligamos a:
- Tratar esos datos solo para prestar el servicio y según sus instrucciones.
- Mantener medidas de seguridad adecuadas y guardar confidencialidad.
- Informarle sin demora injustificada de los incidentes de seguridad que los afecten.
- Trasladarle las consultas y reclamos de titulares que recibamos sobre esos datos.
- Permitirle exportarlos y eliminarlos, y suprimirlos al terminar la relación según la cláusula 14.
A usted le corresponde contar con la autorización de los titulares o con otro fundamento legal para tratar esos datos, y respetar el secreto profesional. Usted autoriza que usemos subencargados (proveedores de infraestructura, correo y similares) bajo obligaciones equivalentes, como se describe en la Política de Privacidad.
9. Planes, precios y pagos
Mientras el servicio esté en acceso anticipado, las condiciones económicas serán las que le informemos al darle acceso. Cuando existan planes de pago:
- Antes de contratar verá el precio total en pesos colombianos, con impuestos y cargos incluidos, la periodicidad del cobro y las características y límites del plan, y recibirá un resumen del pedido para confirmarlo.
- Las suscripciones se renuevan automáticamente por periodos iguales hasta que usted las cancele. Puede cancelar en cualquier momento desde la aplicación; la cancelación surte efecto al final del periodo ya pagado.
- Los cambios de precio se avisarán con al menos 30 días calendario de anticipación y aplicarán desde la siguiente renovación. Si no está de acuerdo, puede cancelar antes de esa fecha.
- Los pagos se procesan a través de una pasarela de pagos de terceros. Emitiremos la factura electrónica correspondiente con los datos que usted suministre.
- Si un pago no se puede cobrar, le avisaremos y podremos suspender las funciones de pago tras un plazo razonable para regularizarlo.
10. Retracto y reversión del pago
Si usted contrata como consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), tiene los siguientes derechos, que estos Términos no limitan:
- Retracto. Puede retractarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato, en los términos y con las excepciones del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, entre ellas la de los servicios cuya prestación ya haya comenzado con su acuerdo. Si procede, le devolveremos lo pagado, sin descuentos ni retenciones, en un plazo máximo de quince (15) días calendario desde que ejerza el derecho, al mismo medio de pago o al que acordemos (Ley 2439 de 2024).
- Reversión del pago. Si pagó con tarjeta u otro instrumento de pago electrónico, puede pedir la reversión cuando haya sido objeto de fraude, la operación no haya sido solicitada, o el servicio no se haya prestado o no corresponda a lo ofrecido, presentando la queja ante nosotros y avisando al emisor del instrumento de pago dentro de los plazos del artículo 51 de la Ley 1480 de 2011 y sus normas reglamentarias.
Para ejercer cualquiera de estos derechos escriba a contacto@acervodoc.com. Fuera de estos casos y de los demás previstos en la ley, los periodos ya pagados no son reembolsables.
11. Propiedad intelectual
El software, el diseño, la marca Acervodoc, los logotipos y la documentación son de nuestra titularidad o de nuestros licenciantes. Le otorgamos una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar el servicio conforme a estos Términos mientras su cuenta esté activa.
Las providencias, actuaciones y demás información publicada por las autoridades judiciales no son de nuestra propiedad. Si nos envía sugerencias o comentarios, podremos usarlos para mejorar el producto sin obligación de compensarlo.
12. Disponibilidad y cambios
Trabajamos para que el servicio esté disponible de forma continua, pero puede interrumpirse por mantenimiento, fallas de proveedores, de los portales oficiales o por causas fuera de nuestro control. Procuraremos avisar con anticipación los mantenimientos programados.
Podemos agregar, modificar o retirar funciones. Si retiramos una función esencial de un plan pago, se lo informaremos con antelación razonable y podrá cancelar con devolución de la parte proporcional no utilizada.
13. Garantías y responsabilidad
Prestamos el servicio con la diligencia profesional exigible a un proveedor de software y respondemos por su calidad e idoneidad en los términos de la ley. No garantizamos que el servicio detecte todas las actuaciones de un proceso ni que lo haga dentro de un plazo determinado, porque ello depende de fuentes de terceros (cláusula 4).
En la medida en que la ley lo permita:
- No respondemos por el vencimiento de términos, la pérdida de oportunidades procesales u otras consecuencias derivadas de confiar exclusivamente en nuestros avisos sin verificar la fuente oficial.
- No respondemos por daños indirectos, lucro cesante o pérdida de datos causada por hechos ajenos a nuestro control, por fallas de los portales oficiales o por el uso indebido de la cuenta.
- Nuestra responsabilidad total por cualquier reclamación relacionada con el servicio se limita al valor que usted nos haya pagado en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina.
Nada de lo anterior excluye ni limita nuestra responsabilidad por dolo o culpa grave, ni los derechos irrenunciables que el Estatuto del Consumidor reconoce a quienes tengan la calidad de consumidores, incluida la garantía legal.
Usted responderá por los perjuicios que nos cause el uso del servicio en contravía de estos Términos o de la ley, incluidas las reclamaciones de terceros por los datos que usted incorpore sin estar autorizado.
14. Suspensión y terminación
- Usted puede dejar de usar el servicio y cerrar su cuenta en cualquier momento.
- Podemos suspender o terminar su acceso si incumple estos Términos de forma grave o reiterada, si su uso pone en riesgo la seguridad del servicio o de otros usuarios, o si una autoridad lo ordena. Salvo urgencia, le avisaremos antes y le daremos la oportunidad de corregir.
- Si decidimos dejar de prestar el servicio, se lo informaremos con al menos 30 días calendario de anticipación y le devolveremos la parte proporcional de lo pagado por adelantado.
- Terminada la relación, tendrá 30 días calendario para exportar su información. Después la eliminaremos conforme a la Política de Privacidad.
Las cláusulas sobre propiedad intelectual, responsabilidad, ley aplicable y las que por su naturaleza deban subsistir seguirán vigentes tras la terminación.
15. Peticiones, quejas y reclamos
Puede presentar peticiones, quejas y reclamos en contacto@acervodoc.com. Le confirmaremos el recibo con fecha y número de radicación para que pueda hacerle seguimiento, y le responderemos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.
Si es consumidor y no queda satisfecho con la respuesta, puede acudir a laSuperintendencia de Industria y Comercio, autoridad de protección al consumidor y de datos personales en Colombia.
16. Ley aplicable y controversias
Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Antes de acudir a un juez, las partes procurarán resolver sus diferencias de forma directa durante 30 días calendario desde la reclamación escrita. Si no hay acuerdo, la controversia se someterá a los jueces competentes de la República de Colombia, sin perjuicio de las acciones que la ley otorga a los consumidores ante la SIC o ante el juez de su domicilio.
Si alguna disposición resulta inválida o ineficaz, las demás conservarán su vigencia. Usted no puede ceder este contrato sin nuestro consentimiento; nosotros podremos cederlo en una reorganización empresarial, avisándole.
17. Cambios a estos Términos
Podemos actualizar estos Términos. Los cambios sustanciales se le comunicarán por correo o dentro de la aplicación con al menos 15 días calendario de anticipación a su entrada en vigor. Si no los acepta, puede cerrar su cuenta antes de esa fecha, con devolución de la parte proporcional de lo pagado por adelantado. La fecha de la versión vigente aparece al inicio de esta página.
18. Contacto
¿Dudas sobre estos Términos? Escríbanos a contacto@acervodoc.com.