Esta es la política de tratamiento de datos personales de Acervodoc. Explica qué información tratamos cuando usted visita acervodoc.com, se inscribe en la lista de espera o usa la aplicación, y cómo puede ejercer sus derechos.
Se rige por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015), la Ley 1266 de 2008 en lo que resulte aplicable y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
1. Responsable del tratamiento
- Responsable
- Acervodoc
- Correo
- contacto@acervodoc.com
- Sitio web
- https://acervodoc.com
Este mismo correo es el canal del área encargada de atender las consultas y reclamos sobre datos personales.
2. Nuestros dos roles
Acervodoc trata datos personales en dos calidades distintas, y sus obligaciones cambian según el caso:
- Como responsable, respecto de los datos de quienes visitan el sitio, se inscriben en la lista de espera o tienen una cuenta. Nosotros decidimos para qué y cómo se tratan.
- Como encargado, respecto de la información que usted o su firma incorporan a la aplicación para vigilar sus procesos (radicados, notas, etiquetas, nombres de clientes, documentos). Esa información se trata por cuenta suya y según sus instrucciones; usted o su firma son los responsables frente a los titulares.
3. Datos que tratamos
| Categoría | Qué incluye | De dónde proviene |
|---|---|---|
| Lista de espera y cuenta | Nombre, correo electrónico, firma u organización, credenciales de acceso y preferencias de notificación. | Usted, al inscribirse o registrarse. |
| Procesos vigilados | Números de radicación, despacho, clase de proceso, nombres de las partes y apoderados, actuaciones, estados y providencias publicadas. | Usted (el radicado) y los portales públicos de la Rama Judicial. |
| Contenido que usted agrega | Notas, etiquetas, responsables internos, archivos y demás información que asocie a un proceso. | Usted y las personas que autorice en su cuenta. |
| Uso y datos técnicos | Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, fecha y hora de acceso, páginas y funciones usadas, registros de errores y de seguridad. | Se generan automáticamente al usar el sitio y la aplicación. |
| Comunicaciones | Mensajes que nos envía por correo u otros canales de soporte, y el registro de las notificaciones enviadas. | Usted y nuestros sistemas de envío. |
| Facturación | Cuando existan planes de pago: datos de facturación (nombre o razón social, identificación tributaria, dirección) e historial de pagos. Los datos de su tarjeta los procesa directamente la pasarela de pagos; no los almacenamos. | Usted y la pasarela de pagos. |
No le pedimos más datos de los necesarios para prestar el servicio y no compramos bases de datos a terceros.
4. Para qué los usamos
- Gestionar la lista de espera, crear su cuenta, autenticarlo y darle acceso a la aplicación.
- Consultar los portales de la Rama Judicial sobre los procesos que usted registra y avisarle, por correo y dentro de la aplicación, cuando haya novedades.
- Conservar y mostrarle el historial de actuaciones y documentos de sus procesos.
- Atender sus solicitudes de soporte, consultas y reclamos.
- Enviarle avisos operativos: cambios en el servicio, incidentes, mantenimiento y actualizaciones de esta política o de los Términos.
- Prevenir fraude y abuso, diagnosticar fallas y mantener la seguridad de la plataforma.
- Medir el uso de forma agregada para mejorar el producto.
- Facturar, cobrar y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
- Enviarle información sobre novedades del producto, solo si usted lo autorizó. Puede darse de baja en cualquier momento desde el enlace de cada correo o escribiéndonos.
No vendemos sus datos personales ni los de sus clientes, y no los usamos para publicidad de terceros ni para elaborar perfiles de las personas que aparecen en los procesos.
5. Autorización y fundamento
Tratamos sus datos de cuenta con base en la autorización previa, expresa e informada que usted otorga al inscribirse en la lista de espera o al crear su cuenta, y conservamos prueba de ella (artículo 9 de la Ley 1581 de 2012).
La ley permite tratar sin autorización los datos de naturaleza pública (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012). La información de procesos que obtenemos de los portales de la Rama Judicial está publicada por la propia autoridad judicial en cumplimiento del principio de publicidad de las actuaciones. Aun así, la tratamos con sujeción a los principios de finalidad, necesidad, seguridad y circulación restringida.
Usted puede revocar su autorización o pedir la supresión de sus datos en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Información de procesos judiciales
Acervodoc consulta fuentes públicas oficiales (hoy, la Consulta de Procesos Nacional Unificada y Publicaciones Procesales) únicamente sobre los radicados que usted registra. A partir de esto:
- Usted declara que tiene un interés legítimo en los procesos que registra, como apoderado, parte, dependiente judicial o miembro del equipo jurídico encargado, y que usará la información para fines lícitos.
- La información se muestra solo a usted y a las personas que autorice en su cuenta. No publicamos ni hacemos consultable por terceros un índice de personas o procesos.
- No alteramos el contenido de las actuaciones. Si un dato publicado por el despacho es inexacto, su corrección corresponde a la autoridad judicial que lo publicó; nosotros reflejaremos el cambio en la siguiente consulta.
- Si usted es parte en un proceso vigilado por un usuario de Acervodoc y quiere ejercer sus derechos, escríbanos. Atenderemos su solicitud y, cuando corresponda, la trasladaremos al usuario responsable.
Cuando usted agrega información de sus clientes o de terceros, le corresponde contar con la autorización o el fundamento legal para hacerlo. El alcance de nuestro encargo está descrito en los Términos y Condiciones.
7. Datos sensibles y de menores
No solicitamos datos sensibles para crear una cuenta. Sin embargo, las providencias y los documentos de un proceso pueden contener datos sensibles (por ejemplo, de salud) o de niños, niñas y adolescentes. Los tratamos únicamente para mostrarle a usted el expediente que vigila, sin clasificarlos ni usarlos para ningún otro fin, y aplicamos las mismas restricciones de acceso que al resto de su información.
El servicio está dirigido a profesionales del derecho y a organizaciones. No está dirigido a menores de edad y no recolectamos sus datos de forma consciente como usuarios.
8. Con quién compartimos
Compartimos datos solo en los siguientes casos:
- Proveedores que actúan como encargados: alojamiento e infraestructura en la nube, base de datos y almacenamiento de archivos, autenticación, envío de correos, monitoreo de errores y, cuando existan planes de pago, pasarela de pagos y facturación electrónica. Solo acceden a lo necesario para prestar su servicio, bajo contratos que les exigen confidencialidad, seguridad y tratar los datos únicamente según nuestras instrucciones.
- Miembros de su equipo: las personas que usted invite a su cuenta verán los procesos y el contenido que comparta con ellas.
- Autoridades: cuando una autoridad competente lo requiera en ejercicio de sus funciones y por los canales legales.
- Reorganización empresarial: en una fusión, adquisición o cesión del negocio, el receptor quedará obligado por esta política y le avisaremos previamente.
Puede pedirnos la lista actualizada de encargados escribiendo a contacto@acervodoc.com.
9. Envío de datos al exterior
Algunos de nuestros proveedores alojan o procesan información en servidores ubicados fuera de Colombia. Estos envíos son transmisiones a encargados, amparadas en contratos de transmisión de datos en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, que obligan al proveedor a tratar los datos según nuestras instrucciones, proteger su seguridad y guardar confidencialidad.
Si llegáramos a realizar una transferencia a otro responsable en el exterior, lo haremos solo hacia países con un nivel adecuado de protección según los estándares de la SIC, con su autorización expresa o bajo alguna de las demás condiciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Tenemos en cuenta las guías y cláusulas modelo de la SIC para estas operaciones.
10. Conservación
Conservamos los datos solo mientras sean necesarios para la finalidad con la que se recolectaron:
- Lista de espera: hasta que le demos acceso, usted pida su retiro o cerremos la lista.
- Cuenta y contenido: mientras su cuenta esté activa. Al cerrarla, puede exportar su información; después la eliminamos o anonimizamos de los sistemas activos, y las copias de seguridad se sobrescriben dentro de su ciclo ordinario.
- Registros técnicos y de seguridad: por el tiempo razonable para investigar incidentes y prevenir abuso.
- Facturación y soportes contables: por el término que exige la ley comercial y tributaria, que puede ser de hasta diez años.
Una solicitud de supresión no procede cuando existe un deber legal o contractual de conservar el dato (artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015).
11. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por roles, aislamiento de la información de cada cuenta, registros de auditoría y copias de seguridad. El acceso interno se limita al personal que lo necesita para operar el servicio o atender una solicitud suya.
Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente de seguridad que comprometa datos personales, lo reportaremos a la SIC dentro del plazo previsto en sus instrucciones y le avisaremos a usted sin demora injustificada cuando sus datos o los de su cuenta resulten afectados, para que pueda tomar medidas.
12. Sus derechos y cómo ejercerlos
Como titular, la Ley 1581 de 2012 le reconoce el derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos.
- Acceder gratuitamente a los datos que hayan sido objeto de tratamiento.
- Presentar quejas ante la SIC por infracciones al régimen de protección de datos.
Procedimiento
Escriba a contacto@acervodoc.com desde el correo asociado a su cuenta o acreditando su identidad (o la calidad de causahabiente, representante o apoderado). Indique qué derecho quiere ejercer, describa los hechos y adjunte los documentos que quiera hacer valer.
| Solicitud | Plazo de respuesta | Prórroga |
|---|---|---|
| Consulta (conocer qué datos tenemos) | Hasta 10 días hábiles desde el recibo. | Hasta 5 días hábiles más, informándole los motivos. |
| Reclamo (corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento) | Hasta 15 días hábiles desde el día siguiente al recibo. | Hasta 8 días hábiles más, informándole los motivos. |
Si el reclamo está incompleto, le pediremos subsanarlo dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recibo. Si pasan dos meses sin que aporte lo requerido, se entenderá que desistió. Mientras el reclamo esté en trámite, el dato llevará la marca «reclamo en trámite».
Una vez agotado este trámite, puede acudir a la Delegatura para la Protección de Datos Personales de laSuperintendencia de Industria y Comercio(artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).
Además, desde la aplicación puede corregir directamente los datos de su perfil, exportar su información y eliminar procesos o su cuenta.
13. Cookies
Este sitio informativo no usa cookies de publicidad ni de rastreo entre sitios. La aplicación usa cookies y almacenamiento local estrictamente necesarios para mantener su sesión iniciada, recordar sus preferencias y proteger la cuenta. Si en el futuro incorporamos analítica u otras cookies no esenciales, se lo informaremos y le pediremos su consentimiento cuando corresponda.
Puede bloquear o borrar las cookies desde la configuración de su navegador; si bloquea las esenciales, no podrá iniciar sesión.
14. Automatización e IA
La vigilancia de procesos se hace con consultas automatizadas a los portales oficiales. No tomamos decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre usted ni sobre las personas que aparecen en los procesos.
Si incorporamos funciones basadas en inteligencia artificial (por ejemplo, para resumir o clasificar actuaciones), lo haremos conforme a los lineamientos de la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC: evaluación previa de riesgos, privacidad desde el diseño y uso de los datos limitado a lo necesario. Su información no se usará para entrenar modelos de terceros.
15. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 12 de octubre de 2026. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades descritas y las obligaciones legales de conservación.
Si hacemos cambios sustanciales, en especial sobre la identificación del responsable o las finalidades del tratamiento, se los comunicaremos por correo o dentro de la aplicación antes de aplicarlos, y le pediremos una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad.
16. Contacto
Para cualquier asunto relacionado con esta política o con sus datos personales, escriba acontacto@acervodoc.com.